5 beneficios de invertir en un software de gestión de flotas
Para toda empresa que desee mejorar la eficiencia de sus operaciones, la inversión en tecnología juega un papel vital. En el caso de muchos propietarios de flotas, la elección e implementación de una solución de software de gestión de flotas puede convertirse en un proceso complejo que puede llevar meses o incluso años. No obstante, cuanto más tardes en tomar esta decisión, más será el tiempo y dinero que estarás perdiendo.
Lo que a menudo se pasa por alto es cómo la implementación del software de gestión de flotas afecta a la experiencia del usuario final (el empleado) y al cliente. Y es que normalmente, las discusiones suelen girar en torno al coste, la escalabilidad y el retorno de la inversión.
Veamos los cinco beneficios más destacados de invertir en un software de gestión de flotas que no se suelen contemplar en las empresas de transporte:
1. Olvídate del papel
La mayoría de las empresas con flotas vehiculares utilizan algún tipo de software, pero siguen dependiendo de sistemas basados en papel para todo o parte de lo que hacen. Con un sistema centralizado y una aplicación móvil, los trabajos fluyen desde el primer punto de contacto (vendedor) hasta la oficina; luego al operador en el campo y de vuelta al personal administrativo. Todo ello sin que se imprima un solo papel.
Los presupuestos se convierten en trabajos y los trabajos se despachan, el personal de campo recibe sus fichas de trabajo en un teléfono inteligente o una tableta donde pueden capturar las firmas e introducir las horas de trabajo. Por último, el personal administrativo recibe la información de facturación pertinente de forma digital en tiempo real.
2. Acelera tu ciclo de pagos
Recibir el pago más rápidamente por los servicios que presta tu empresa repercute en la cuenta de resultados. Invertir en una herramienta que te ayude a reducir el tiempo que tarda en cobrar es de sentido común. Con el software de gestión de flotas, se pueden mantener los procesos administrativos vitales, como las cuentas por pagar, las nóminas y las cuentas por cobrar, funcionando rápidamente.
La información se introduce en el sistema una sola vez. A continuación, fluye desde el presupuesto hasta la factura de forma electrónica, con una mínima entrada de datos adicional. El personal de la oficina recibe los datos en tiempo real para poder procesar rápidamente las facturas sin demora, lo que en última instancia hace que sus clientes le paguen más rápido.
3. Permite que todos accedan a la información
El departamento de envíos puede ser una de las áreas más estresantes y complicadas de tu empresa, pues es el centro neurálgico de la mayoría de las compañías orientadas a las flotas y un lugar donde pueden producirse costosos errores. El uso de un sistema de gestión de flotas centralizado para la programación proporciona visibilidad para el seguimiento en tiempo real de las rutas asignadas.
Además, la centralización de los datos permite que los detalles precisos de cada ruta fluyan a través del sistema para que todo el personal pueda visualizarlos cuando sea necesario. Los cambios de última hora son más transparentes, las entregas de emergencia son más fáciles de cumplir y tu departamento de envíos puede pasar de suponer un estrés constante a ser una máquina eficiente.
4. Mejora la satisfacción del cliente
Los clientes satisfechos son fundamentales para el éxito de cualquier negocio. Un sistema centralizado te ofrece una visión completa de todos los aspectos de tu negocio las 24 horas del día. Esta herramienta te permite hacer un seguimiento fácil tanto de tu flota como de todos tus recursos a lo largo del día.
Ajústate fácilmente a los cambios de los clientes, factura rápidamente y mantenlos satisfechos mediante un servicio fiable y constante, lo que te resultará muy fácil gracias a un software de gestión de flotas.
5. Hace que comprendas mejor tu negocio
Una de las características más destacadas del software de gestión de flotas es que te permite visualizar la información en tiempo real para detectar patrones y tendencias que podrían afectar negativamente a tu negocio.
Permite que el software agilice cada paso para que la información sólo tenga que introducirse una sola vez. Una vez que se introduzca correctamente, se pueden examinar una gran cantidad de datos y análisis. Utiliza esta información de valor que te proporciona el software para lograr un modelo de negocio sostenible a largo plazo.